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ERP | Warenwirtschaft

Praxisgerechte kaufmännischen Basis-Geschäftsprozesse für Verkauf, Einkauf oder Lager und Logistik gehören zum betriebswirtschaftlichen Must-Have. Egal ob Sie Produkte selbst auftragsbezogen produzieren oder damit handeln, Sie benötigen stets eine ausgereifte Warenwirtschaft. Im Modul ERP /Warenwirtschaft sind alle kaufmännischen Basis-Geschäftsprozesse im Bereich Verkauf, Einkauf oder Lager und Logistik enthalten. Alle Verkaufsvorgänge, von der Angebotsphase bis zum Versand, greifen in C3 nahtlos ineinander und sind automatisch mit den entsprechenden Einkaufsvorgängen verknüpft. Betriebswirtschaftliche Routinearbeiten wie die Erfassung einer Inventur oder die Erzeugung von Begleitpapieren, wie z.B. Proforma-Rechnungen, können in C3 schnell und unkompliziert erledigt werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Für zukünftige Anforderungen sind Sie Dank praxisgerechter ERP -Standardfunktionalität mit großem Funktionsvorrat bestens gerüstet
  • Auch komplexe Konstellationen wie Rahmenaufträge mit Abrufen und Teillieferungen oder Vorkasse bleiben transparent und nachvollziehbar
  • Unterstützen Sie Ihren Einkauf bei der Fokussierung auf das Wesentliche, indem Sie C-Teile automatisch über Mindest- oder Meldebestände disponieren lassen
  • Termine und Beständen von Fertigwaren oder Halbfertigwaren werden kontrolliert verwaltet
Verkauf und Auftragsbearbeitung

Am Anfang vieler Geschäftsverbindungen und Aufträge steht das Angebot. Mit beliebig vielen Positionen und Alternativpositionen stellen Sie schnell Ihr Kundenangebot mit Staffelpreisen zusammen. Liegt bereits eine Kalkulation vor, kann aus dieser ein Angebot per Mausklick erstellt werden. Sie können die zeitliche Verfügbarkeit der Produkte kontrollieren und Sie haben jederzeit Ihre Margen und Preisuntergrenzen im Blick.

Zur Erzeugung von Staffelpreis-Angeboten steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung. So können Staffelpreise direkt bei der Angebotserstellung erfasst, aber auch aus der Kalkulation oder einer eigenen Preisanfrage übernommen werden. Bei Auftragserteilung können dann einzelne Positionen mit dem entsprechenden Preis markiert werden, und es wird vollautomatisch ein Auftrag erzeugt. Angebote, die nicht zum Auftrag führen, lassen sich mit Feedback- und Statusinformationen versehen, sodass Auswertungen, z.B. über Ablehnungsgründe, durchgeführt werden können. 

Mit Ihrem eigenen Archiv an Textbausteinen können Sie auch umfangreiche Angebote rationell erstellen. Auf Basis Ihrer vordefinierten Texte und Angebotsvorlagen erzeugt C3 schnell ansprechende Angebote. Für komplexe Projekt-Angebote lassen sich ausführliche Angebotsanhänge, z.B. mit Materialspezifikationen, automatisch erstellen.

In C3 können Sie wahlweise mit "einfachen" Aufträgen oder Rahmenaufträgen mit Abrufen arbeiten. Ein Auftrag kann dabei stets aus mehreren Positionen bestehen. Eine Auftragsposition kann einen eigenen Liefertermin erhalten. Neue Artikel oder Sorten lassen sich - ohne Unterbrechung der Auftragseingabe - erfassen. Die Preise werden vom System ermittelt und auf Gültigkeit geprüft oder per Mausklick automatisch aus der zugeordneten Preisliste übernommen. Neue Preislisten können ebenfalls ohne Unterbrechung des Arbeitsablaufs angelegt werden. Der jeweilige Liefertermin wird anhand von konfigurierbaren Grundeinstellungen automatisch berechnet und kann individuell geändert werden. Je nach aktueller Auftragslage können die Grundeinstellungen dynamisch geändert und angepasst werden. Zudem können Sie aus jeder Auftragsposition direkt auftragsbezogene Bestellungen für Handelsware auslösen.

Zusätzlich werden Termine bei Korrekturfreigaben überwacht und im Bedarfsfall wird mit einer Erinnerungs-Email automatisiert zur Korrekturfreigabe aufgefordert. Die Auftragsbearbeitung steuert die termingerechte Auslieferung von Lieferabrufen und führt eine permanente Terminüberwachung der Aufträge durch. Bei der auftragsbezogenen Produktion können - abhängig von Ihren individuellen Einstellungen - z.B. automatisch Produktions-Aufträge erzeugt oder Produktions-Vorschläge ermittelt werden. Diese sind dann direkt dem Kundenauftrag zugeordnet.

Lieferscheine und Rechnungen werden vollautomatisch aus den jeweiligen Aufträgen erzeugt. Sie können bei Bedarf auch ohne Auftrag generiert werden. Beim Kunden lassen sich beliebig viele Rechnungs- und/oder Lieferanschriften sowie andere verbundene Adressen hinterlegen. Abweichende Rechnungsanschriften können somit im jeweiligen Beleg einfach ausgewählt oder automatisch zugeordnet werden. Zudem können mit C3 komplexe Lieferbeziehungen, z.B. die Belieferung von Filialisten, transparent verwaltet werden.

Bei jeder Lieferung werden Über- und Unterlieferungen überwacht. Zu jeder Auftragsposition lassen sich Teillieferungen bilden und in der Gesamtlieferung mengenmäßig überwachen. 

Wie bei allen C3 Belegen können auch auf Rechnungen oder Lieferscheinen Produktbilder gedruckt werden, um die Wareneingangskontrollen Ihrer Kunden zu vereinfachen.

Produzierte Aufträge werden zum Versand vorbereitet und Gewichtsdaten der Pakete lassen sich durch vernetzte Waagen automatisch an C3 übermitteln. Die Versandaufkleber, z.B. für DPD oder UPS, können gleich beim Druck des Lieferscheins mit erzeugt werden. Dabei werden nationale und internationale Zonen mit Gewichtstabellen und Preisen berücksichtigt.

Artikel-, Material-, Werkzeug- und Farbverwaltung

Artikel und ggf. verschiedene Sorten stellen eine der zentralen Komponenten in C3 dar. Damit organisieren Sie Ihre Produkte und Erzeugnisse in frei strukturierbaren Produktbereichen und Warengruppen. Ihre Materialien, Farben oder auch alle Arten von Werkzeuge werden von C3 ähnlich verwaltet. Sie können in einem Formular alle für das Produkt relevanten Eigenschaften, z.B. Preise, Beschaffung, Lagerbestände oder beliebige diesem Produkt zugeordnete Grafik- oder CAD-Dateien, komfortabel verwalten.

Für jede Warengruppe können Sie beliebig viele beschreibende Merkmale selbst erstellen und damit Ihre Produkte und Rohstoffe definiert beschreiben.

Bei der Neuanlage eines Artikels werden die Sachmerkmale automatisch aus der Warengruppe des Artikels erzeugt. So ist es sehr einfach, bestimmte gemeinsame Eigenschaften von Artikeln innerhalb einer Warengruppe zu beschreiben. Zum Beispiel können Rollenetiketten die Eigenschaft "Wicklungsart" haben, deren mögliche Werte, z.B. "Kopf voran,...", bereits vordefiniert werden können und dann zur Auswahl stehen. Sorten erben bestimmte Eigenschaften einer so genannten Sorten-Vorlage (z.B. Material) und werden mit konkreten Sorten-Eigenschaften wie z.B. der aufgedruckten EAN-Nummer vervollständigt.

Für jedes Sachmerkmal können Sie zudem festlegen, ob diese Eigenschaft in der Beschreibung an Kunden bzw. Lieferanten erscheint, oder ob es eine firmeninterne Eigenschaft ist. Firmeninterne Eigenschaften können dann z.B. nur auf internen Produktionsaufträgen gedruckt werden. Für jede Warengruppe ist die Texterzeugung unterschiedlich konfigurierbar. Damit entfällt die Pflege der Beschreibungen Ihrer Produkte gegenüber Kunden.

Auch bei klassischen "Einmal-Aufträgen" können Sie mit der leistungsfähigen Artikelverwaltung Zeit sparen und Abläufe transparenter gestalten. Für diese Klasse von Produkten werden von C3 spezielle Voreinstellungen benutzt. Gerade diese Produkte lassen sich zusammen mit dem Produkt-Konfigurator und Ihren eigenen Regeln auch von Nicht-Fachleuten besonders einfach und vor allem technisch korrekt konfigurieren.

Bei jedem Artikel können beliebig viele Kombinationen aus Kunden und deren eigenen Artikelnummern angegeben werden. Wird der Artikel in einem Beleg für einen hier hinterlegten Kunde verwendet, erscheint auf dem Ausdruck "Ihre Artikel-Nr: A87464509".

Artikelnummern können automatisch aus einem internen Nummernkreis generiert werden oder Sie verwenden eigene beliebigen Begriffe oder z.B. Zeichnungsnummern des Kunden. Der Änderungsstand und Datum von Versionen können unabhängig von den Aufträgen gespeichert werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt der Kunde die Artikel eines bestimmten Versionsstands bezogen hat.

Die Möglichkeit der Zuordnung definierter Artikel zu einem bestimmten Kunden vereinfacht die Suche nach kundenspezifischen Produkten.

Alle Preise für Artikel oder Materialien werden in C3 auf Basis von Preislisten organisiert. Diese können flexibel für komplette Artikelgruppen angelegt oder einem speziellen Artikel/Material zugeordnet werden. Für alle Preise wird die jeweilige Gültigkeit in Bezug auf Datum und Mengenstaffel mit Kommentar verwaltet. Sämtliche Preise und deren Historie werden dauerhaft gespeichert, sodass auch nach vielen Jahren die früheren Preise jederzeit nachvollziehbar sind.

Einkauf und Disposition

Wareneingangsassistent 
Artikel und Materialien können auftragsbezogen oder nach z.B. Mindestbeständen bestimmter Warengruppen automatisch oder manuell disponiert werden. Die Disposition von Waren erfolgt wahlweise nach Hauptlieferant oder alternativen Lieferanten mit anschließender Preisanfrage oder Bestellung.

Aus offenen Bestellungen erzeugen Sie bei Bedarf automatisch Liefer-Mahnungen, die den jeweiligen Lieferanten in Lieferverzug setzen.

Für den Einkauf stehen verschiedene Belegarten zur Verfügung, beispielsweise Preisanfragen, Bestellungen, Eingangslieferscheine und Eingangsrechnungen. Diese Belege sind entsprechend dem Einkaufsablauf intern so miteinander verknüpft, dass auch umfassende Einkaufsaktivitäten übersichtlich und ohne doppelte Dateneingabe abgewickelt werden können.

Jede einzelne Lieferung kann über den Wareneingangsassistenten erfasst und freigegeben werden. Dieser automatisiert die Prüfung von ausgelösten Bestellungen mit der tatsächlichen Lieferung durch den Vergleich mit der gespeicherten Bestellung. Damit wird bereits mit Beginn der Produktionskette im Einkauf der erforderliche Qualitätsstandard sichergestellt. Mit C3 können Sie die Originaldokumente des Lieferanten - z.B. bei der Warenannahme - direkt einscannen und beispielsweise Ihrer Eingangsrechnung zuordnen. Die erfassten Eingangsrechnungen lassen sich rationell prüfen und an die Finanzbuchhaltung übergeben, ohne dass eine manuelle Erfassung in der Buchhaltung notwendig ist. Die Vorkontierung kann bereits über Warengruppen definiert werden.

Disposition
Das Einkaufs-/Dispositions-Management steht sowohl für Waren, Artikel und Werkzeuge als auch für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und Fremdleistungen zur Verfügung.

Kunden, Interessenten und Lieferanten

Informationen über einen Kunden
Für jeden einzelnen Kunden, Interessenten oder Lieferanten sind beliebig viele Adressen und Ansprechpartner sowie zugehörige Notizen speicherbar. Potentielle Kunden werden zuerst als Interessenten verwaltet und können beim Erstauftrag in einen Kunden umgewandelt werden.

Vorschau auf den voraussichtlichen Lagerbestand am jeweiligen Datum
Bei jedem Kunden kann ein Kreditlimit angegeben werden, dass z.B. beim Anlegen eines Auftrags überprüft wird. Einzelne Kunden und Lieferanten können nach wählbaren Kriterien gesperrt werden, um Ihr Unternehmen vor drohenden Forderungsausfällen oder absehbaren Problemen zu schützen. Für jeden Kunden sind beliebige, spezifizierte Informationen hinterlegbar, beispielsweise Versandanweisungen oder Marketing-Informationen. Zudem kann jeder Kunde hinsichtlich zulässiger Über- und Unterlieferung überwacht werden.

Lagerverwaltung

Lagerbuchung
Alle Artikel und Rohstoffe buchen Sie auf beliebig viele und frei definierbare Lager und Lagerorte. Über einzelne oder auch alle Lager sind die verfügbaren Mengen abruf- und kontrollierbar. Das System ermittelt unter Berücksichtigung der Wiederbeschaffungszeit sowie aller laufenden Produktionsaufträge und Lieferabrufe den frühestmöglichen Liefertermin eines Auftrags. Dieser Terminvorschlag kann direkt in die Auftragserfassung übernommen werden. Wird diese Verfügbarkeitsprüfung aus einem Produktionsauftrag heraus aufgerufen, werden alle am Produktionsprozess beteiligten Materialien und Artikel berücksichtigt.

Qualitäts-Management
Aufträge bzw. Produktionsaufträge reservieren im System selbständig die erforderlichen Material- und Artikelbestände und informieren bei drohenden Engpässen. Über Barcodes werden Material- und Artikelentnahmen automatisch erfasst und verbucht. Für die Inventur und deren Bewertung stellt Ihnen C3 umfangreiche Hilfsmittel und Statistiken, z.B. durch Analyse der Lagerbewegungen, zur Verfügung. Die Lagerbestände können Sie je nach Anforderung auf Basis von Mengen, Paletten, Chargen oder Einzelrollen verwalten.

Qualitäts-Management

Das Qualitäts- und Reklamations-Management in C3 sichert Ihren hohen Qualitätsstandard, den viele unserer Kunden über diverse Zertifizierungen ohnehin sicherstellen müssen. Externe und interne Reklamationen lassen sich direkt zu Kunden oder Lieferanten erfassen und für die weitere Reklamationsbearbeitung und Qualitätssicherung mit beliebigen anderen Dokumenten verknüpfen. Speziell für das elementar notwendige Qualitäts-Management unterstützt Sie C3 mit einer großen Anzahl an Funktionen, die sich vollständig in die Warenwirtschaft und Produktion integrieren. So können zum Beispiel einzelne Artikel oder Werkzeuge gesperrt werden, die dann bei der Angebots- oder Auftragserstellung gesondert behandelt werden. Jeder aufgetretene Fehler und jede Reklamation können erfasst und einer der frei definierbaren Fehlerarten und Ursachen zugeordnet werden. Für Reklamationen können die Kosten hinterlegt werden. Auswertungen zeigen Ihnen dann Fehlerarten und daraus entstandene Kosten unter Zuordnung der jeweils verantwortlichen Abteilungen. So können z.B. sehr einfach die durch die Fehlerart "Staubeinschlüsse" entstandenen Kosten ausgewertet werden und dann dem Investitionsvolumen geeignete Gegenmaßnahmen gegenübergestellt werden.

Für jeden Kunden- und Lieferantenkontakt stehen sofort alle offenen und bereits erledigten Reklamationen zur Verfügung sowie alle dazu zugeordneten E-Mail, Bilder, Vorgänge und Dokumente. Die Qualitätssicherung gegenüber Lieferanten wird durch automatisch erzeugte Lieferantenbewertungen unterstützt. Jede Lieferung kann bezüglich beliebiger und einzeln gewichtbarer quantitativer Qualitätskriterien wie z.B. Termintreue, Unter- und Überlieferungen oder rein qualitativen Kriterien wie z.B. vollständige Lieferpapiere bewertet werden. Daraus ergeben sich der Erfüllungsgrad der Lieferung und die Qualitätseinstufung des Lieferanten.

Preis- und Provisionssteuerung

C3 verfügt über ein leistungsfähiges Provisionssystem. Kunden und Handelspartnern können artikel- oder artikelgruppenspezifische Rabattsätze zugeordnet werden. Zudem können bestimmten Kunden individuelle, von der Preisliste abweichende, Preise und Mengenrabatte zugewiesen werden. Vertreter und Handelspartner können über Verkaufsgebiete verwaltet werden. Dabei können detaillierte Provisionsregeln, z.B. je nach Abnehmergruppe, hinterlegt werden. C3 erstellt daraus automatisch Provisionsabrechnungen. Für die Analyse von Verkaufs- oder Vertretergebieten unterstützt Sie C3 mit umfassenden Auswertungen zu Aufträgen, Umsätzen und deren zeitliche Entwicklung.

 

Weitere Funktionen im Überblick

  • Lieferantenbewertung
  • Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger zur Vorkontierung
  • Offene Posten-Verwaltung und Mahnwesen
  • Flexibles Rabatt- und Preissystem
  • Rahmenvereinbarungen im Verkauf und Einkauf
  • Intrastat
  • Sammelbelege wie z.B. Sammelrechnungen
  • Permanente Inventur, Stichtagsinventur und Bewertung
  • Paletten, Chargen und Einzelrollen-Verwaltung
  • Chaotische Lagerführung mit Stellplatz-Verwaltung und Konsignationslager
  • Schnittstellen zu Logistik-Dienstleistern