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Projekt-Implementierung

Die Einführung einer neuen und allumfassenden ERP-Software ist für jedes Unternehmen ein großes und bedeutendes Projekt – und auch nicht einfach. Manche unserer Neukunden haben bereits Erfahrung mit der Einführung eines ERP-Systems, für die meisten unserer Neukunden ist es aber ein vollkommen neuartiges Projekt und für viele schlecht greifbar. Für uns sind ERP-Einführungen das "Daily Business" und wir wissen, was zu tun ist, welche Herausforderungen es gibt und wie Projektrisiken gemanaged werden können. Im Laufe der Jahre haben wir unsere eigene Vorgehensweise für C3 Neueinführungen entwickelt. Dabei bedienen wir uns bei anerkannten Projekt-Management-Standards wie, z.B. Prince2 und prüfen und optimieren diese Vorgehensweise kontinuierlich.

Projektphasen

Vorbereitung und Kick-Off

Als ersten Schritt nach der kaufmännischen Einigung erhalten Sie unser Implementierungs-Handbuch. Das ist eine Mischung aus Erklärungen zu Projektablauf, ToDos für Ihr Unternehmen, die sie bereits vorbereiten können, sowie Fragen an Sie. Viele Punkte im Implenetierungs-Handbuch sind einfach, andere auch komplex; alle haben großen Einfluss auf Ihre zukünftigen Abläufe in C3. Die für Sie klaren Punkte beantworten Sie und bereiten Sie vor, die unklaren Punkte werden nach dem eigentlichen Projekt-Kick-Off zusammen mit uns erörtert und bearbeitet. Für jeden Punkt ist beschrieben, in welcher Projektphase spätestens Entscheidungen getroffen werden müssen.

Sobald Sie alle Punkte des Implementierungs-Handbuchs bearbeitet haben – egal, ob wirklich beantwortet oder zurückgestellt – ist es Zeit für den eigentlichen Projekt-Kick-Off. Ihr Projekt-Team und unser Projekt-Team starten das Projekt "offiziell" und besprechen unter anderem folgende Punkte:

  • Grobes zeitliches Vorgehen
  • Unterteilung in Teilprojekte mit Budget und Priorität
  • Offene Punkte aus Implementierungs-Handbuch
  • Arbeitsteilung und jeweilige ToDos
  • Terminierung der Vor-Ort-Termine

Analyse und Planung

Datenübernahme

Wir unterscheiden im Projekt zuerst zwischen der Datenübernahme von Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind Daten wie Kunden, Lieferanten, Artikel, Werkzeuge, Materialien oder Ähnliches. Bewegungsdaten sind die Daten, die täglich neu entstehen, also z.B. Aufträge, Umsätze, Lagerbestände etc. Beide Arten von Daten können grundsätzlich übernommen werden. Zusammen mit unserem Projektteam wird je nach Datenqualität, Datenstruktur, Datenmenge, Datenverfügbarkeit, sowie Kosten/Nutzen-Relation entschieden, welche Daten automatisiert übernommen werden, welche Daten ggf. neu erfasst oder vervollständigt werden müssen und welche Daten nur in einem Archiv-System zur Verfügung stehen. 

Prozess-Spezifikation

Unser Projekt-Team – allen voran der Solution Architect – legt mit Ihnen und Ihren Key-Usern einen roten Faden durch ihr neues System. Dabei wird definiert, welche Bereiche von C3 Sie wie nutzen werden. Für praktisch alle Geschäftsprozesse haben wir Best-Practice-Prozesse, die sich bewährt haben und im Lauf der Projekte immer weiter verfeinert wurden. Oft gibt es dabei noch Variationsmöglichkeiten im Detail, die z.B. bestimmte Charakteristika haben und dann bestmöglichst zu Ihrem Geschäftsmodell ausgewählt werden. Auf Basis dieser Best-Practice-Prozesse können dann Anpassungen aufgesetzt werden. Am Ende der Prozess-Spezifikation ist für alle Prozesse bekannt, wie diese exakt in C3 zum Echtstart im Rahmen der Basis-Implementierung ablaufen sollen und welche Anpassungen ggf. danach in der Optimierungs-Implementierung stattfinden.

Als Basis-Implementierung bezeichnen wir die Einführung der, für einen Echtstart unbedingt notwendigen, Funktionalitäten. Als Optimierungs-Implementierung bezeichnen wir die Optimierung dieser Funktionalitäten in Richtung der Gesamt-Projektziele.

Durch die Klassifizierung aller ToDos in Basis/Optimierung ist bei einem näher rückenden Echtstarttermin eine klare Priorisierung möglich. Zudem können die Anwender die Notwendigkeit oder den Nutzen von bestimmten Anpassungen meist besser einschätzen, wenn bereits einige Zeit mit dem System gearbeitet wurde und die Konzepte vertraut sind.

Basis-Implementierung

Die aufwändigste Phase ist am schnellsten beschrieben. Alles, was bisher spezifiziert, definiert und geplant wurde, muss nach und nach umgesetzt werden. Daten werden übernommen, Prozesse implementiert, Einstellungen konfiguriert und Anpassungen programmiert. Alle Bereiche des Systems werden getestet.

Mehr und mehr Endanwender werden in den Prozessen – je nach Konzept – durch uns oder durch Ihre Key-User geschult. 

Pilot-Betrieb

Der Pilot-Betrieb ist die Generalprobe vor dem Echtstart. Alle Anwender sind in Ihren Prozessen geschult und müssen nun Ihre Prozesse auf Herz und Nieren einem finalen Praxistest unterziehen. 

Meist bedeutet das, dass bestimmte, exemplarische echte Aufträge zusätzlich zum Alt-System komplett in C3 abgewickelt werden und die Ergebnisse in C3 validiert werden. Das heißt z.B., dass die konkreten Palettenscheine für einen echten Auftrag aus dem Altsystem und aus C3 ausgedruckt werden, verglichen werden, die Palette aber noch mit dem Ausdruck des Altystems etikettiert wird. 

Mit unserem User Activity Board können Sie hier genau nachvollziehen, welche Anwender tatsächlich Ihre Geschäftsprozesse in welchem Umfang einüben, und welche Anwender nicht.

Echtstart

Grundsätzlich sind verschiedene Szenarien für einen erfolgreichen Echtstart möglich. Die beiden beliebtesten sind der "Big Bang" und der "Rollierende Echtstart".

Rollierender Echtstart ("Iterativ Einführung")

In diesem Szenario vereinbart man zwei Stichtage. Mit dem ersten Stichtag werden alle neuen Geschäftsvorfälle (also z.B. Aufträge, Bestellungen) nur noch in C3 eingegeben und dort bearbeitet. Die aktuell offenen Geschäftsvorfälle werden weiter im Alt-System abgearbeitet, also z.B. produziert, geliefert und berechnet. Je nach Durchlaufzeiten vereinbart man einen wenige Tage oder wenige Wochen entfernten zweiten Stichtag. Bis dahin sollte die Menge der offenen Geschäftsvorfälle deutlich geringer sein und man gibt die, jetzt nur noch im Altsystem offenen, Geschäftsvorfälle einmalig in C3 ein. Das Alt-System dient ab dann nur noch als Archiv. C3 wird also nach dem ersten Stichtag langsam hochgefahren, während der Anteil des Alt-Systems kontinuierlich abnimmt.

Kompletter Echtstart zum Stichtag ("Big Bang")

In diesem Szenario findet eine Komplett-Umstellung aller laufenden und neuen Prozesse zum Stichtag statt. Dazu ist es erforderlich, dass eine größere Anzahl offener Geschäftsvorfälle vor dem Echtstart erfasst wird.

Optimierungs-Implementierung

Nachdem der Echtstart erfolgreich verlaufen ist und die dringendsten ToDos erledigt sind, startet die Optimierungs-Implementierung. Durch bessere Plausibilitäten, höhere Genauigkeit oder Automatisierungen kann hier für jeden Anwender das tägliche Arbeiten komfortabler werden und die Effizienz wird erhöht.

Projekt-Management

In unserem übergeordneten Multi-Projekt-Management koordinieren wir die konkreten Einsätze Ihres Projektteams und stimmen Termine mit Ihnen ab. Im konkreten Projekt-Management planen und überwachsen wir die Einhaltung von Budget und Terminen für alle Teilprojekte, erfassen ToDos für alle Anpassungen, Schulungen, Spezifikationen und justieren die Prioritäten regelmäßig neu mit Ihnen. 

Vor Vor-Ort-Einsätzen unserer Consultants erhalten Sie jeweils eine Agenda mit Ihren ToDos zur Vorbereitung, welche Projekt-Mitarbeiter benötigt werden und was konkret am Ende dieses Einsatzes erreicht werden soll.

Wichtigster Punkt sind dabei unser Statusbericht. Das ist eine Zusammenfassung des aktuellen Projektstands, Soll/Ist-Vergleich, erledigten Punkten und Handlungsempfehlungen.