DMS sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden, mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten. Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser, laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen. Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten. Der Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher oder geschäftlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch können durch das Auffinden alter Dokumente kostenintensive Doppelentwicklungen vermieden werden.